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Transmission électronique des extraits de compte salaire et pension (ECSP) - Directive coopération 2011/16/UE

Vers le niveau supérieur

  1. Introduction
  2. Délais
  3. Personnes concernées
  4. Dispositions pratiques
  5. Autres changements pour les employeurs
  6. Plate-forme de prévalidation (ou test)
  7. Desriptions des formats XML 2016 à 2014 et détails concernant le fichier de transmission
  8. Documentation
  9. Foire aux questions (FAQ)
  10. Contacts
  11. Voir aussi

1. Introduction

Dans le cadre de la transposition dans le droit national du volet échanges automatisés de la directive 2011/16/UE du Conseil de l’Union européenne du 15 février 2011 relative à la coopération administrative dans le domaine fiscal et abrogeant la directive 77/799/CEE, l’Administration des contributions directes (ACD) a introduit le renvoi électronique des extraits de compte salaire ou pension (ECSP) des revenus provenant d'une occupation salariée, de pensions ou de rentes versés à des contribuables résidents et non résidents.

A partir de l’année d’imposition 2014, les employeurs (personnes physiques ou morales) et les caisses de pension doivent obligatoirement délivrer sur support électronique les ECSP à l’ACD.

2. Délais

La transmission électronique des ECSP doit être effectuée avant le 1er mars de l’année qui suit l’année d’imposition. Ces mesures sont applicables à partir de l’année 2015 pour les données de l’année d’imposition 2014.

3. Personnes concernées

Les employeurs (personnes physiques ou morales) et caisses de pension doivent transmettre à l'ACD sur support électronique les ECSP.

A noter que le Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) transmet les ECSP pour le compte des employeurs engageant dans leur ménage privé du personnel tombant sous le régime d’imposition forfaitaire (procédure simplifiée par dérogation au régime d'imposition normal).

4. Dispositions pratiques

La transmission électronique des ECSP via MyGuichet est disponible pour les années d'imposition 2014, 2015 et 2016. Elle peut être faite par un intermédiaire (mandataire, fiduciaire ou autre) agissant pour le compte de l’employeur ou de la caisse de pension.

La transmission des extraits s’effectue obligatoirement via la plate-forme MyGuichet.lu (portail citoyens ou portail entreprises):

  1. soit en déposant un fichier structuré sous format XML d’une taille maximale de 7MB ;
  2. soit en utilisant l'assistant de saisie en ligne.

Pour les deux types de transmission (fichiers XML et assistant), un produit LuxTrust (private ou pro) accepté est indispensable pour l'identification du déclarant.

Les matricules à renseigner sont les identifiants nationaux du répertoire national des personnes physiques (matricule à 13 chiffres, sans espaces) ou les identifiants nationaux des personnes morales (matricule à 11 chiffres, sans espaces).

Les extraits électroniques portent obligatoirement sur l’ensemble des salaires et des pensions versés durant l’année d’imposition par l’employeur ou la caisse de pension au titulaire du compte. Un extrait séparé est à établir pour chaque pays de résidence du salarié ou pensionné.

Le retour des extraits de compte papier, dénommés souvent certificats de salaire ou de pension, collés sur le verso des fiches de retenue d’impôt originales, devient caduque. Donc le renvoi sur support papier à l'ACD n’est plus accepté.

5. Autres changements pour les employeurs

L'obligation pour l’employeur d'exécuter un décompte annuel est abrogée à partir de l’année d’imposition 2014.

Le retour des extraits de compte papier, dénommés souvent certificats de salaire ou de pension, collés sur le verso des fiches de retenue d’impôt originales, devient caduque. Donc le renvoi sur support papier à l'ACD n’est plus accepté.

Les fiches de retenue d’impôt originales sont à conserver par les employeurs et les caisses de pension de façon identique à tous les autres documents commerciaux, conformément au droit des sociétés commerciales pour une durée de 10 ans. A partir de l’année d’imposition 2014, elles ne sont plus à renvoyer à l’ACD.

Les employeurs ou caisses de pension sont tenus de délivrer à leur salarié(e) ou pensionné(e) un certificat de salaire ou de pension annuel sur support papier, sur base des spécimen en ligne du modèle 160 et du modèle 170. En cas de changement de classe d'impôt ou d'adresse du bénéficiaire, il suffit de remettre un seul certificat papier au salarié(e) ou pensionné(e) et d'y renseigner la dernière classe d’impôt valide pour l’année d’imposition concernée, ainsi que l'adresse la plus récente.

6. Plate-forme de prévalidation (ou de test)

Pour les éditeurs de logiciels et autres services informatiques, l’ACD met à disposition en ligne une plate-forme de pré-validation des fichiers XML générés ou créés en test. Il est recommandé de passer par cette étape de pré-validation du format avant de créer des fichiers avec des données réelles à transmettre via MyGuichet.lu.

L'identification du déclarant à la plate-forme doit se faire:

  • soit par un produit LuxTrust (private ou pro) accepté ou
  • soit par un compte avec nom d'utilisateur et mot de passe.
    Pour pouvoir transmettre des fichiers avec les données réelles via MyGuichet.lu, le déclarant devra tout de même utiliser un produit LuxTrust (private ou pro) accepté (compte avec nom d'utilisateur et mot de passe ne marche pas pour le dépôt final). Les tests de pré-validation sémantiques effectués sur la plate-forme de pré-validation ne sont pas identiques aux tests de validation lors de l'envoi des fichiers avec les données réelles, notamment pour les tests de vérification des numéros d'identification nationales.

Attention: Cette plate-forme se trouve hors du réseau sécurisé de l'Etat, les données chargées lors des tests doivent impérativement être des données fictives.

7. Descriptions des formats XML 2014 à 2016 et détails concernant le fichier de transmission

Description de l'XML pour l'année fiscale 2016

  1. Le fichier XSD décrit la version 1.0 du format XML à transmettre à l'ACD pour l'année fiscale 2016 (fichier au format zip).
    La transmission via MyGuichet (fichiers XML et assistant) n'est pas encore disponible pour l'année d'imposition 2016.
  2. Documentation du format de transmission 2016 (possibilité de faire des corrections).
    Complément de documentation (Scenarii et fichiers XML)
  3. Le code démarche à utiliser avec le format 2016 est :
    ACD_FORM160-170_ECSP_INITIAL_DEPOT_2016
    Avoir renseigné ce code dans le fichier XML permet le "glisser-déposer" sur myGuichet, et aussi la création automatique et transmission de plusieurs démarches en même temps en regroupant multiples fichiers XML dans un fichier ".zip"
  4. Le format 2016 a été adapté par rapport à 2015 et propose maintenant des corrections d'extraits et la correction du matricule débiteur pour être conforme aux exigences internationales.

Description de l'XML pour l'année fiscale 2015

  1. Le fichier XSD décrit la version 1.2 du format XML à transmettre à l'ACD pour l'année fiscale 2015 (fichier au format zip).
    Attention : mise à jour mineure faite le 15/02/2016 (le schéma XML n'accepte plus la déclaration d'un CIP pour un extrait salaire, de même un CIS n'est plus permis pour un extrait pension)
  2. Le code démarche à utiliser avec le format 2015 est :
    ACD_FORM160-170_ECSP_INITIAL_DEPOT_2015
  3. Ce document reprend les différences avec le format 2014

    Le format 2015 a été adapté par rapport à 2014, notamment suite à l'introduction de l'impôt d'équilibrage budgétaire temporaire (IEBT).

Description de l'XML pour l'année fiscale 2014

  1. Le fichier XSD décrit la version 1.3 du format XML à transmettre à l'ACD pour l'année fiscale 2014 (fichier au format zip).
    Attention : mise à jour mineure faite le 15/02/2016 (le schéma XML n'accepte plus la déclaration d'un CIP pour un extrait salaire, de même un CIS n'est plus permis pour un extrait pension)
  2. Le fichier XSD annoté (.pdf) explique en détail les différents éléments définis dans le fichier XSD (mis à jour par rapport aux modifications de format le 30.07.14). Dernière version du document : 1.05 du 11.02.2015
  3. Exemples de fichiers XML prêts à être transmis (fichier au format .zip)
  4. Les fichiers PDF illustrant le data mapping entre les modèles papier et les tags XML

8. Documentation

Le manuel d'utilisation (PDF) comporte des informations supplémentaires en langue française pour le dépôt des ECSP via l'application de transmission MyGuichet.lu.

Le support de présentation du mois de juillet 2014 comporte des informations supplémentaires en langue française (PDF) et en langue allemande (PDF) concernant le fichier XML et la pratique du dépôt en général.

9. Foire aux questions (FAQ)

La foire aux questions (FAQ) est complétée au jour le jour, dès qu’il y a des nouvelles informations à communiquer.

10. Contact

La transmission des données est une collaboration de différents acteurs. En cas de questions, vous pouvez contacter :

  • Luxtrust pour les questions concernant un produit Private ou Pro ;
  • le support de guichet.lu pour des questions relatives à l'application de transmission MyGuichet ;
  • votre fournisseur du logiciel pour des questions concernant les erreurs de validation syntaxiques et sémantiques;
  • le bureau RTS compétent: RTS 1 (Centre), RTS Esch-sur-Alzette (Sud) ou RTS Ettelbruck (Nord) pour les questions relatives à la fiscalité;
  • la division informatique de l'ACD pour des questions techniques concernant le format XML (adresse email : ecsp@co.etat.lu).

11. Voir aussi



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